Systematisk kvalitetssikring for ledningsnettet
Merkesdal
Ferdigbefaring er en vesentlig brikke i Lillehammers systematiske arbeid for kvalitetssikring av nyanlegg innen vann og avløp. Men innsatsen starter allerede i planleggingen av nye prosjekter.
Innsatsen involverer både prosjektkontrollører og driftsmannskaper, i tillegg til prosjektavdelingen.
– Jeg tror vi har mye igjen for å engasjere oss grundig og allerede i tidligfasen. Vi har opplevd en betydelig kvalitetsheving etter at vi begynte å involvere oss direkte, beskriver Knut Andreas Myklebust-Vårvang.
Han er driftsingeniør for ledningsnettet innen Vann og Avløp i sektor for By- og samfunnsutvikling i Lillehammer kommune.
I februar publiserte vi en artikkel fra en ferdigbefaring i Lillehammer. Den kan du lese her.
Kompetanseheving og kvalitetskontroll
Lillehammer kommune arbeider ut fra sin Hovedplan for vann og avløp. Den fungerende går ut i år. Ny, revidert hovedplan blir gjeldende fra 2025. Hva som blir prioritert bygger på driftserfaringer, registrerte innlekk av fremmedvann, mye vannledningsbrudd og utbyggingsplaner.
Opp en trapp og inn en dør. Avdelingen Vann og avløp i Lillehammer sitter samlet og har et godt samarbeid i alle retninger.
– I forarbeidet til hovedplanen er det viktig å ta med innspill fra driftsmannskapene og å forankre prosessen i egen organisasjon. Det skal også være mulig å komme med innspill undervegs, utdyper driftsingeniøren.
Lillehammer kommune har vært aktiv i RIN i om lag 10 år, og er blant landets kommuner som prioriterer kompetanseheving gjennom RIN-kurs, deltakelse i fagtreff og annet.
Knut-Andreas Myklebust-Vårvang sitter selv i RINs styre. Med bakgrunn i erfaringene hans fra kvalitetsinnsatsen i Lillehammer, mener han RIN bør jobbe for mer kurs og opplæring i kvalitetskontroll.
– Hva skal til for å bestille riktig prosjekt og følge opp det som blir levert ute på plassen? Ofte blir det byggeleders ansvar, men her er det mye å hente for kommunene, sier han.
Kontinuerlig kvalitetsarbeid
I Lillehammer har Vann og avløp egen utbyggingsavdeling, med seks ansatte. Mens andre kommuner gjerne har folk som dekker alle mulige kommunale prosjekt, har Lillehammer valgt å investere i egne dedikerte mennesker på VA-prosjektene helt fra oppstart.
– De er kollegaene våre og vi jobber tett på dem. Det er mye du får fanget opp bare ved å stikke hodet inn i døra til folk, sier Myklebust-Vårvang med et forklarende smil.
Avdelingen er opptatt av kontinuitet, også i utviklingen av nye prosjekt. En jevn tilstrømning av prosjekter er viktig. Det gir forutsigbarhet både for entreprenørene, som vet at det kommer nye anlegg, og for folkene internt. Arbeidet skal ikke preges av hastverk, men kontinuitet i alle ledd.
Arkivbilder fra ferdigbefaring i Lillehammer. Da undersøkes alle kummer visuelt sammen med entreprenør.
Kontrollerer konkurransegrunnlaget
Gjennom kommunens VA-norm og konkurransegrunnlaget settes standarden som arbeidet som skal leveres etter, så følger kommunen opp i etterkant. Kommunen har to prosjektkontrollerere; Stein Arne Sæterbakken og Arvid Berntsen. De arbeider både inne og ute, og kobles på prosjektene de har ansvar for, fra prosjekteringen starter.
Fra konsulent blir kontrahert til konkurransegrunnlaget er klart, går det et halvt års tid. Når konkurransegrunnlaget kommer fra konsulenten går driftsingeniør, prosjektleder og ansvarlig prosjektkontrollør gjennom mengdebeskrivelsen sammen med konsulenten, for å kvalitetsikre dataen.
– På den måten tetter vi hull i prosjektet så godt vi kan allerede før start. Det forekommer også at konsulenten trenger hjelp til mengdeberegning. Teoretisk kunnskap er langt fra alltid tilstrekkelig, forteller Myklebust-Vårvang.
Bred involvering
Driftsingeniøren understreker viktigheten å god forankring av vedtakene de gjør, internt i organisasjonen. Hele avdelingen gjennomfører ukentlige driftsmøter, hvor alt diskuteres. I disse møtene tar de også opp helt nye tema, for eksempel fordeler og ulemper ved nye kumlokk. Også kommunens VA norm, og revideringen av den, er tema. Den er et levende dokument som revideres på bakgrunn av blant annet innspill fra driftsavdelingen.
Alle prosjekt har et prosjekt-team, som består av prosjektleder, prosjekterende, byggeleder, kontrollør og driftsingeniør. En gang i kvartalet gjennomføres prosjektmøter. Der går de gjennom alle pågående prosjekt med sin overordnede.
Prosjektteamene rapporterer til avdelingsleder for avdelingen Ledningsnett. I avdelingen sitter også geografisk informasjonstjenester (gis-folk). De bidrar i prosjektene ved å veilede entreprenørene om hvordan de kan gjøre innmåling og rapportere data.
– Det er mange tråder å trekke i om vi vil, og viktig å jobbe bredt. Evaluering er et viktig punkt. Et prosjekt er ikke avsluttet før evalueringen er gjennomført, og hele prosjektgruppen skal delta i denne.
I felles interesse
Når kontrakter er tildelt, kobler ansvarlig prosjektkontrollør seg på entreprenøren. Prosjektkontrollerne har både kontroll- og en veiledningsfunksjon ute på anleggene. De gjennomfører vernerunder i forkant, deltar på alle byggemøtene, har avklarings- og økonomimøter ved endringer i prosjektene og dukker innimellom opp uanmeldt. Det skjer gjerne ved kum-montering nattestid.
– Vi er ikke ute etter å ta noen, men å få best mulig kvalitet på ledningsnettet. Vårt mål er å ha et så godt samarbeid med entreprenøren som mulig. Å unngå konflikt er et vesentlig poeng. Vi opplever å ha god kommunikasjon med entreprenørene ute på anleggene, forteller prosjektkontrollører Stein Arne Sæterbakken.
Kommunen stiller tydelige krav, men er også opptatt av å gi god veiledning til entreprenørene om kravene de stiller.
Drift kobles også på
Entreprenørene har ansvar for å utforme provisorieplanene, med beskrivelse av hvordan de vil løse frostsikring og forsyning. Så evaluerer driftsleder planen. Driftsmannskaper tar seg også av stans av vann, noe entreprenørene må bestille i god tid. Da prøver avdelingen å være strenge på at entreprenørene overholder tiden de har søkt om. Hvordan entreprenørene har holdt seg til planene, og hvordan de har gjennomført midlertidige forsyninger, er enkelt å ta med i evalueringen.
– Vi har driftsmøter hver fredag. Der er et sentralt tema hva «drift» tenker om løsningene vi har foreslått. Det kan også hende at vi får telefon fra dem om detaljer de opplever som avvik. Da må vi stå til rette for kontrollen vi har gjort og løsninger vi har valgt, utdyper Knut Andreas Myklebust-Vårvang.
Samarbeid og åpenhet
Både han og prosjektkontrollerne understreker viktigheten av intern tillit og åpenhet. De har skapt en kultur for å kunne prate fritt, spesielt om tekniske løsninger.
– Kommuner gjør ting på ulike måter. Vi er overbevist om at måten vi jobber på nå, gjør at vi får et bedre prosjekt.
Ledningsavdelingen involverer seg også i utbyggingsprosjekt de ikke selv har ansvaret for å etablere. Det kan være et boligprosjekt som skal bygges, hvor det legges noen meter ledning. Hvis ledningene på sikt skal overtas av kommunen, følger de opp som om det var et av sine egne prosjekt. Med ett unntak: Da har ikke kommunen ansvar for økonomien og fremdriften undervegs.
– Også hytteutbyggere bygger etter kommunens normer og regler. Selv om de i praksis kan si dette har dere ikke lov til å kreve, retter de seg etter våre retningslinjer, fordi de ønsker et godt samarbeid med oss og vi skal overta det etter hvert, forklarer de.
Dokumentasjon og driftstart
Lillehammer kommune stiller krav om gjennomført desinfisering og trykktesting av vannledningene, og gjennomfører selv inspeksjon av alle kummene på spill- og overvann, som beskrevet i artikkelen. Tidligere hadde de krav om tetthetsprøving av spillvannsledningene, men ved rehabilitering er det utfordrende å få testet når stikkledninger er koblet på. Det plager dem litt.
Entreprenørene fotograferer en del undervegs, de fleste er flinke til å dokumentere med bilder. Dokumentasjon gjøres via SmartDok, med sjekkliste avdelingen selv har utarbeidet. Den er revidert noen ganger, med punkter de ikke var så nøye med å ha med før.
– Tidligere hadde vi sjekkliste for driftssetning. Det har vi gått bort fra. Når vannprøvene og alt er godkjent, gir vi nå beskjed til driftslederen om at anlegget kan settes i drift. Da sjekker de at alle sluser er åpnet, og driftsetter anlegget, forteller den erfarne VA-ingeniøren.
Innregistrert data og sluttoppgjør
– Bruker dere kumkort?
– I innmålingsdataen ligger langt mer informasjon nå, som teknisk info om kummer og rør. Derfor har vi ikke behov for kumkort. Ledningsregisteringsforskriften, med veiledning, stiller konkrete krav og er veldig mye strengere enn tidligere. Derfor er GIS ofte med i oppstartsmøter med entreprenør. GIS forklarer hvordan og hvorfor de skal registrere inn data. Det gjør at vi får veldig bra innmålingsdata nå, svarer driftsingeniøren.
Når prosjektet er helt ferdig gjennomføres sluttoppgjøret. Da går de gjennom alle mengdene med entreprenøren. Dette er en del av prosessen som gir mye arbeid, men også mye nyttig læring – og kvalitetskontroll.