Dokumentasjonssystem fra en brukers side
Merkesdal
Illustrasjonsbilde fra SmartDok: Brødrene Ødegaard har samlet all dokumentasjon i ett system.
Lillehammer kommune har benyttet et kjøpt system for kvalitetssikring og internkontroll siden 2018. Nå har Knut Andreas Myklebust-Vårvang, driftsingeniør Vann og Avløp i kommunen og styremedlem i RIN, foreslått at RIN ser på muligheten for å forhandle frem et tilbud spesialsydd for RIN-medlemmer.
Hva er Lillehammers erfaringer og hvorfor tok kommunen systemet i bruk?
Tilbake til 2018 var Knut Andreas Myklebust-Vårvang driftsleder på VA-avdelingen i Lillehammer. Ansvaret hans var blant annet å fordele mannskapet på prosjekter, inkludert oppfølging av prosjektene, dokumentasjon og timeføring. Ingeniøren savnet et enkelt og brukervennlig system som ga bedre kontroll.
Enkelt og tilpasset
– Jeg hadde to krav til systemet vi skulle velge; At brukergrensesnittet var enkelt og at vi fikk god dokumentasjon på arbeidet som var utført, innleder han.
– Systemet skal være enkelt å bruke for de som daglig jobber ute. Det må ikke oppleves som en merbelastning. Det er også viktig at systemet kan tilpasses oss som bruker, at en ikke er låst til et standardsystem der noen andre har tatt alle avgjørelsene. Særlig tilpassingen og bruken av sjekklister er jeg opptatt av. De må være komplette og dekke arbeidet som gjøres, samtidig som de er enkle, slik at de som står i grøfta kan hake av for de elementene de har sjekket ut. Dette går på alt arbeid som trykkprøving, spyling, rørinspeksjon og ferdigbefaring. Får vi tilbakeslag i en kjeller, skal det være lett å etterse at utførende har gjort det de skal. Dokumentasjonen og enkel tilgang til den, trygger og forenkler arbeidet, forklarer den erfarne driftsingeniøren.
Arkivfoto: - Det er viktig å ha god kontroll og enkle systemer for internkontroll og dokumentasjon. Det blir også etterspurt fra byggherrer, mener Knut Andreas Myklebust-Vårvang (t.v.).
Positivt for alle parter
Systemet Lillehammer kommune landet på, er SmartDok. Programmet er utviklet for bygge- og anleggsnæringen, og tas i bruk av stadig flere kommuner.
– Økonomisk handler mye om å kunne dokumentere at du har gjort ditt. Ett av hovedbruksområdene våre, er anleggsbrukerkontroll. Vi har kontrollører som følger opp eksterne entreprenører (les mer i lenken her). Når de er på anlegg, tar de bilder og fyller ut sjekklister, for å verifisere at de har gjort det de skal knyttet til byggherres egenkontroll av de utførende. Alt registreres på riktig prosjekt og i henhold til sjekklister. Også for entreprenørene er dette positivt. De vet at det går en person der og sjekker, og at de blir kontrollert uansett, så de tar ingen snarveger, beskriver Myklebust-Vårvang.
I SmartDok dokumenterer mannskapet også hva de bruker tiden sin på. I timelistene får de registrert om de har arbeidet med vann eller avløp, eller om timene skal faktureres til andre. Det inneholder selvfølgelig også punkter om overtid og utrykkinger som skjer mens en er på vakt.
Mulighet for medlemmene
Nå er RIN-styret i en prosess for å sondere hvilke muligheter RIN har for å hjelpe medlemmene til å få tilbud om et godt system for kvalitetssikring, tilpasset medlemmenes behov. RIN har ikke inngått noen avtaler. RIN har heller ikke kommet så langt at en har definert hvilke typer sjekklister det er aktuelt å be om for RINs del. Dette blir en del av en prosess, hvor det i første omgang også er viktig å avklare om et slikt heldigitalt system for internkontroll er noe medlemmene ønsker.
En god hjelp i travle tider
Knut Andreas Myklebust-Vårvang var med på å tilpasse SmartDok-systemet for Lillehammer i 2018. Da han ble ansatt, i 2015, benyttet kommunen fortsatt time- og sjekklister på papir. Erfaringen derfra er at driftsoperatørene synes det er enkelt å jobbe med SmartDok.
– Komplette og lett tilgjengelige sjekklister kommer mest til sin rett når du har det hektisk, for eksempel ved vannledningsbrudd. Spesielt i kriser trenger du en oppskrift på hva du skal gjøre. Har du husket alt? Varsling, kloring av ledninger og utspyling? Systemet gir kontroll når uforutsette ting skjer. Når vannet spruter, må du ha enkle bruksanvisninger for hvordan ting skal gjøres. Med et digitalt kvalitetssikringssystem unngår en også at ting blir personavhengig. I tillegg til å sikre kvaliteten forenkles rapporteringen, for eksempel til mattilsynet etter et ledningsbrudd, utdyper han.
Alt i en app
At Lillehammer kommune landet på SmartDok, skyldes blant annet at flere av de ansatte kjente til systemet fordi de hadde benyttet det i det private næringslivet. Prisen ble også opplevd som relevant.
– Uansett hvilke system en velger, vil det være en kostnad. Det er sikkert virksomheter som opplever dette som for dyrt. Men å enkelt dokumentere at du gjør en god jobb, for eksempel opp mot byggherre, er positivt for bedriften. Som kommune ser vi forskjell på hvor flinke firmaene er til å bruke internkontrollsystemer. Et skikkelig system er et kvalitetsstempel, mener driftsingeniøren.
– Er det vanskelig å bruke, og hvordan opplever de ansatte det er å måtte registrere alt digitalt?
– Registreringen skjer via en app på telefonen og det er nok en fordel. Det er straks mer utfordrende når du må finne og åpne en datamaskin. Telefonen er også enklere enn å bruke et nettbrett. Vi har et annet forhold til telefonen vår. Klarer du å komme inn på finn.no, så klarer du å håndtere SmartDok, svarer Knut Andreas Myklebust-Vårvang, med et smil.