SmartDok: Bakgrunn og muligheter
Merkesdal
Løkse Maskin bruker SmartDok til HMS KS og fotodokumentasjon. Foto: SmartDok.
Dokumentasjonssystemet SmartDok er utviklet for og i samarbeid med bygg- og anleggsbransjen, for å gjøre det enklere å dokumentere utført arbeid. Etter hvert har også kommuner tatt SmartDok i bruk, for å lette og sikre dokumentasjonsarbeidet.
Systemet er webbasert med egne apper for iPhone og Android, slik at løsningen også enkelt kan brukes fra mobil. Det består av en rekke moduler, men virksomheten tar kun i bruk de modulene en selv ønsker å benytte. Dokumentasjonen kan være knyttet til fremdrift og status i prosjekter i form av bilder og sjekklister, kontroll over timer på personell og maskin, HMS/KS-system, vareforbruk, service og vedlikehold av maskiner, dokumenthotell, verktøyoversikt, kjørebok, brøytelister med mer. For brukerne er det også en fordel å slippe å ta ansvar for oppdatering, sikkerhetskopiering av data og alle andre problemer knyttet til å installere og drifte løsningen i egen serverpark.
Presentasjon og diskusjon under fagtreffet
Lillehammer kommune har benyttet et kjøpt system for kvalitetssikring og internkontroll siden 2018. Nå har Knut Andreas Myklebust-Vårvang, driftsingeniør Vann og Avløp i kommunen og styremedlem i RIN, foreslått at RIN ser på muligheten for å forhandle frem et tilbud spesialsydd for RIN-medlemmer. Les mer om dette her.
Her ligger det foreløpige programmet for RINs fagtreff.
Sparer tid og penger
I modulen for HMS/KS dokumenteres det med bilder, koblet opp mot de enkelte prosjektene. Slik lagres bildene på riktig sted, umiddelbart.
Lasse Sørnes er markedsansvarlig i SmartDok.
– Det er ingen som kan drive å lagre 400 gravebilder, eller bilder fra VA-anlegg på sin egen telefon. Og bilder som lagres tilfeldig kan både være vanskeligere å hente frem igjen og lett forsvinne, sier Sørnes.
Gjennom systemet får en også full oversikt over maskinene og utstyret i eget selskap, inkludert hvor langt kjøretøyene har kjørt og når de skal til service. SmartDok inneholder også sjekklister, som eksempel knyttet til sikker jobb-analyse og rapport for uønskede hendelser.
– Spesielt for alle som arbeider ute i feltet, enten det er i grøfta eller på anlegg, er det viktig at dokumentasjonen ikke tar unødig tid. Når riktige data fortløpende legges inn, er det enklere for de på kontorene å følge med på hva som er gjort ute, beskriver Lasse Sørnes, som er markedsansvarlig.
Selv om SmartDok er et komplekst program, beskrives det som lett å komme i gang, fordi alt som kreves ligger klart i systemet.
Førende fra start
Bakgrunnen for SmartDok er selskapet stiftet som Ascella AS i august 2005. Visjonen var å utvikle smarte løsninger som forenklet folks hverdag. Etter 2 år intens jobbing med pilotprosjektet SmartDok, for entreprenøren, kom den første betalende kunden i 2007.
Nå har programvareselskapet 66 ansatte, innen salg, support, utvikling og testing, marked og økonomi. Hovedkontoret ligger i Alta, de har filialer i Oslo, Bergen og Stockholm og er Norges mest brukte dokumentasjonssystem for bygge- og anleggsbransjen.
– De siste årene har vi fått ekstremt mange henvendelser fra kommuner. Det startet med at noen kommuner tok i bruk SmartDok, basert på kjennskap til programmet fra bygg- og anleggsbransjen. Så har kommunefolk snakket sammen internt, forteller Lasse Sørnes.
Han beskriver at kundene opplever å spare penger og tid, og at de får bedre kontroll. Medarbeidere i administrasjonen får lett tilgang til status på prosjekter. Systemet er også til god hjelp ved eventuelle reklamasjoner.
Grunnarbeid Vest sparer tid og penger med SmartDok. Nå skal det diskuteres om dette er aktuelt for RINs medlemsbedrifter. Foto: SmartDok.
Supertilgjengelige
– Du mener at systemet er lett å bruke, at brukerne fort kommer i gang og at det ikke er noen terskler for å ta systemet i bruk. Men det er ikke alle som er like opptatt av data, eller har samme gode erfaring med å bruke apper. Hva med dem?
– Supportavdelingen vår er ekstremt kjappe til å svare, jeg er stolt over den. Du får svar på det meste via hjemmesiden. Men når kunden står ute på et prosjekt, det koker litt og en ikke finner den rette rapporten, da er det bare å ringe rett inn. For bygg- og anleggsbransjen er det viktig å få prate med et menneske. Langt fra alle er interessert i å lese seg frem til svar, eller chatte med en robot. Der har vi jobbet for å tilpasse oss bransjen, svarer Sørnes.
SmartDok for RIN-medlemmer?
– Nå er det aktuelt med et tilbud om SmartDok til RINs medlemmer. Hvordan ville det vært aktuelt for RIN-medlemmer å benytte programmet og hva ville fordelene vært for dem?
– SmartDok forenkler anbudsarbeidet. Og mange av maskinentreprenørene som gjør oppdrag for kommuner, er brukere av SmartDok. Bare det å kunne kommunisere på tvers effektiviserer mye, svarer han.
Dersom RIN velger å gå videre med SmartDok, kan det utvikles egne sjekklister tilpasset RIN-operatørene. Det kan være sjekklister for faste prosedyrer og HMS-håndbok, hvor tekst kan legges til eller fjernes etter behov. Spesifikke sjekklister for trykkprøving, rørinspeksjon, osv. finnes normalt ikke i den enkelte bedrift. Dette kan tilbys RINs medlemmer, slik at disse slipper å etablere disse selv, beskriver representanten fra SmartDok.
Tilpasses virksomheten
– Hva skjer når en virksomhet er overbevist og ønsker å ta SmartDok i bruk?
– Da får brukeren en e-post som velkomst. I den er tilgangen til en portal, samt tilbud om å få hjelp i oppstarten. Noen begynner å bruke SmartDok uten bistand, mens andre ønsker å få hjelp til å komme i gang. Så tar kunden i bruk de modulene de ønsker. Noen velger bare timeregistrering, noen tar hele pakken, eller bare modulen for dokumentasjon. Den enkelte virksomheten kjøper det antall moduler de trenger. Uansett får alle tilgang til en grunnpakke, med prosjekt- og kompetansemodul. Grunnpakken ligger til grunn for hele SmartDok og er tilgjengelig for alle som en del av kjøpet, svarer Lasse Sørnes.
På YouTube ligger mange videoer om SmartDok, både hjelpevideoer og annet, som er forenklende for kunder og mulige kunder. Kompetansemodulen viser hvilken kompetanse som finnes i bedriften. Her kan du lære mer om den.
Tekst: Inger Anita Merkesdal, Informasjonshuset as, avd. Vannfakta.